ANKARA-ETİMESGUT T0Kİ YAPRACIK KONUTLARI 8.ETAP 2021 YILI İKİNCİ ÜÇ AYLIK DENETLEME RAPORU
ANKARA-ETİMESGUT T0Kİ YAPRACIK KONUTLARI 8.ETAP 2021 YILI
İKİNCİ ÜÇ AYLIK DENETLEME RAPORU
Denetleme Dönemi: 02/04/2021 – 30/06/2021
Denetleme Tarihi: 01/07/2021-05/08/2021
Raporun yazılması süreci Denetim kurulu başkanı Ali Temel’in rahatsızlığı, hastane süreci ve ameliyat işlemleri nedeniyle gecikmiştir. Bundan kaynaklanan gecikmeden dolayı kat maliklerinden özür dileriz.
02/04/2021 tarihinde yapılan 8. Etap Site Yönetim Kurulu seçimin de asil üyeliklere Çağrı ÜNALMAZ, Ercüment Ümit BARANSEL, Burak KADIOĞLU, yedek üyeliğe ise Aydın UZ seçilmiştir. Daha sonra Yönetim Kurulunun kendi arasında yaptığı toplantıda Yönetim Kurulu Başkanlığına Çağrı ÜNALMAZ, Yönetim Kurulu Başkan Yardımcılığına Ercüment Ümit BARANSEL Başkan yardımcılığına, Muhasip Üyeliğe Burak KADIOĞLU seçilmişlerdir.
Denetim Kurulu Asil Üyeliklerine Ali TEMEL, Murat SARKIN, Ömer Faruk ÖZTÜRK Yedek Üyeliğe de Serdar SOLMAZ seçilmişlerdir
YASAL DAYANAK;
- Yapracık 8.Etap Toplu konutları Toplu Yapı Yönetim Planı,
- Kat Mülkiyeti Kanunu,
KAPSAM;
Denetim kurulunun 02/04/2021 – 01/01/2021/ tarihlerini kapsayan raporu ;
- 02/04/2021 tarihinde yapılan seçimle oluşan yönetim kurulunun 02/04/2021–30/06/2021 tarihleri arasındaki idari ve mali yönlerden denetimini,
- 28/12/2016 tarihinde seçilen (eski) Yönetim Kurulu Üyelerinin ve Denetim Kurulu Üyelerinin 02/04/2021 tarihinde yapılan yeni Yönetimin seçildiği Genel Kurula katılmamaları, seçimin yapıldığı Y/64 Blok toplantı salonunda hazır bulunmamaları, mevcut yönetim kurulunun seçim takvimini planlama ve uygulama çalışmalarını yürütmeleri ve seçimin planlanıp seçimin yapılması ve sonuçlanıncaya kadar takip etme ve hazır bulunma geleneğine uymamaları, oluşan divan kuruluna ve temsilciler kuruluna site yönetiminin devir işlemini ve hesapların ibrası işlemlerini gerçekleştirmediklerinden dolayı 28/12/2016-02/04/2021 tarihleri arasında görev yapan yönetim kurullarının çalışmalarının ve yine bu tarihler arasında görev yapan denetim kurullarının raporlarının incelenip değerlendirilmesini kapsamaktadır.
A-İDARİ YÖNDEN İNCELEME
- 02/04/2021 tarihinde göreve gelen yeni yönetim kurulu 26 blok temsilcisinden 25 blok temsilcisinin katılımıyla ve oy çokluğu ile seçilmiş ve göreve başlamıştır. Seçim sonrasında yönetim kurulu (önceki yönetim ve denetim kurullarının toplantıya katılmamaları nedeniyle) site yönetimine gitmişler ve görevli personelden (Yönetim ofis anahtarı olan) birine site yönetimine girmişler, mevcut durumu kamera kayıtları ile birlikte tutanak altına almışlardır. Bu işlem her ne kadar etik olmasa da (yönetim planı madde-28‘e göre) eski yönetim kurulunun görev yenisi seçilince biter. Eski yönetim temsilciler kurulu toplantısında hazır bulunmadıkları gibi hesapları da ibra etmemişlerdir. Bu nedenle yeni yönetimin durum tespiti yapması bakımından yaptığı işlem yerinde değerlendirilmiştir.
- Sitemizde 1 müdür, 1 ön muhasebe memuru, 1 teknik elemen, 1 halkla ilişkiler görevlisi ve 9 bina görevlisi olarak 13 personel çalışmaktaydı. Site yönetiminde müdür olarak görev yapan Necla ERSOY maiyetinde çalışan personele baskı yapmak, hakaret etmek, kat maliklerine karşı olumsuz tavırları ve bunların tespit edilmesi nedeni ile iş sözleşmesi fesih edilmiştir. Teknik Eleman olarak çalışan Ahmet ÇATKILI hizmet alım yöntemi ile sitemizde görev yapmakta iken sözleşme süresi dolduğu için sözleşmesi feshedilmiştir.
- Görevli personelin maaş, sigorta muhtasar ve diğer işlemlerinin düzenli yapıldığı evraklarının dosyalarda muhafaza edildiği görülmüştür.
- Halkla ilişkiler görevlisi Metin ÖZMEN’e elektrik, tesisat alanlarında tecrübe ve bilgisi olması nedeni ile teknik hizmeti daha iyi verebilmesi için Şampiyon Mesleki Eğitim Kursundan belgesi alınmıştır. Kurs bedeli de site yönetimi bütçesinden 1.400 TL iki taksitte ödenmiştir. Yönetimin aldığı bu karar teknik eleman açığının kapatılması açısından yerindedir.
- Yönetimin işletme defter ve dosyalarının düzenli tutulduğu bütün bilgi ve belgelerin dijital ortamda saklandığı anlaşılmıştır,
- Aidatlarını düzenli ödemeyen kat malikleri ile ilgili temsilciler kurulundan yetki alınarak Temmuz 2021 ayında yasal (icra) uygulama başlatma yetkisi alınmış ve aidat ve yakıt bedellerini zamanında ödemeyenler hakkında icra işlemi başlatılmıştır.
- Önceki yönetim döneminde sitemizde bulunan 26 Bloğun çatılarının tamir bakım ve onarımı kulelerin yalıtım sorunlarının giderilmesi ve yine 26 bloğun kapıcı dairelerinin bakım onarım ve tamir işlerinin verildiği TURAY İnşaatın hali hazırda işi devam eden çatı ile ilgili sözleşmesi tek taraflı feshedilmiş hem çatı ve hem de kapıcı daireleri ile yaptığı işlerin tespiti için avukat aracılığıyla tespit davası açılmıştır. Daha önce duyurulan blok giriş kapılarına Yönetim Kurulu tarafından asılan listede TURAY İnşaat firmasına ait borç bakiyesi mali yönden değerlendirme bölümünde açıklanacaktır,
- Önceki yönetim döneminde sitedeki blok asansörlerinin bakım ve onarım işleri için OMAK Asansör firması ile anlaşması seçimin yapıldığı ayda (Mart-2021) sözleşme süresi dolduğundan yenilenmemiş ve Başaran Asansör firması ile sözleşme yapılmış ve usulüne uygun şartname hazırlanarak karşılıklı imzalanmıştır.
- Ancak şartnamede Yüklenici firmanın bir yetkili elemanının site bünyesinde kiralayacağı kapıcı dairesinde ikametinin sağlanarak acil durumlarda hemen müdahalenin sağlanacağı hükmü bulunmasına rağmen bu hüküm yerine getirilmemiştir. Yüklenici firmanın yetkili elemanının site içinde bir kapıcı dairesine kiralama yöntemi ile yerleştirilmesi önemle tavsiye edilir.
- Önceki yönetim zamanında site yönetiminde çalışan personelin kıdem tazminatlarının toplanıp bir hesapta tutulduğu ile ilgili herhangi bir belgeye ulaşılamadığından (muhasebe biriminden alınan bilgiye göre) bu meblağın başka kalemlere harcanmıştır. Yeniden kıdem tazminatlarının toplanarak ayrı bir hesapta toplanılması, gerektiğinde uzun vade de kar getirecek şekilde değerlendirilmesi önemle tavsiye edilir.
- Mali müşavir ile anlaşma yapılmış, mevcut avukat ile sözleşme fesih edilerek başka bir avukat ile sözleşme yapılmıştır.
- Sözleşme yapılan avukattan istenilen verimliliğin alınamadığı gözlenmiş olup yönetim kurulunun danışmanlık hizmetini gereği gibi yerine getirebilecek bir avukat ile anlaşma yapması tavsiye edilir.
B-MALİ YÖNDEN İNCELEME:
- Devir alınan borç listesi ve yeni Yönetimin göreve başladığı 02/04/2021 tarihi itibariyle borç listesi aşağıdaki tabloda görülmektedir.
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 2021 YILI 01/04/2021-30/06/2021 DÖNEMİ SİTE YÖNETİMİNİN GELİR KALEMLERİ | ||||
| NİSAN | MAYIS | HAZİRAN | ||
| Aidat Tahsilatı – AİDAT | 122.505,64 TL | 112.603,66 TL | 113.905,93 TL | |
| Aidat Tahsilatı – İCRA | – | – | 771,99 TL | |
| Aidat Tahsilatı – AVANS | 57,33 TL | – | 170,26 TL | |
| Aidat Tahsilatı – GECİKME | 231,28 TL | 3.339,85 TL | 50,83 TL | |
| Aidat Tahsilatı – Kategorisiz | – | 436,00 TL | – | |
| Aidat Tahsilatı – YAKIT | 266.719,99 TL | 156.283,45 TL | 81.607,25 TL | |
| Gecikme tazminatı tahsilatı | 2.837,69 TL | 3.339,85 TL | 3.757,97 TL | |
| ORTAK ALAN SİGORTA HASAR ÖDEMESİ | 5.280,00 TL | 10.230,00 TL | 6.615,00 TL | |
| GÖREVLİ DAİRESİ KİRA FATURALAR GELİRİ | 3.653,24 TL | 2.354,53 TL | 944,24 TL | |
| KİRA GELİRİ GÖREVLİ DAİRESİ | 6.683,03 TL | 2.559,49 TL | 1.830,00 TL | |
| GÖREVLİ DAİRESİ KİRA AİDAT GELİRİ | 903,00 TL | 2.530,00 TL | 880,00 TL | |
| AİDAT İADESİ | -4.200,00 TL | -436,00 TL | – | |
| TOPLAM | 404.671,20 TL | 293.240,83 TL | 210.533,47 TL | |
30/06/2021 tarihi itibariyle kasa mevcudu;
- TEB Ostim Şube hesabında : ………………………………..39.497,31 TL.
- Pos hesabı :…………………………………. 1.294,64 TL.
- Apsiyon hesabı : ………………………………… 512,00 TL.
Olduğu görülmüştür.
2021 YILI 31.03.2021-30.06.2021 TARİHLERİ ARASI YAPILAN ZORUNLU HARCAMALAR (ORTAK GİDERLER) VE FİRMALARA YAPILAN ÖDEMELER ve KESİLEN FATURALAR LİSTESİ EKTEKİ LİSTEDE GÖRÜLMÜŞTÜR
| 2021 YILI 01/04/2021-30/06/2021 DÖNEMİ SİTE YÖNETİMİNİN GİDER KALEMLERİ | ||
| İŞLEM TARİHİ | TUTAR | |
| 30.6.2021 | GÜNTEKİNLER YAPI MARKET İNŞ. VE SAN. TİC.LTD.ŞTİ. | 5.795,39 TL |
| 22.6.2021 | GÜNTEKİNLER YAPI MARKET İNŞ. VE SAN. TİC.LTD.ŞTİ. | 2.020,00 TL |
| 22.6.2021 | ATAK ELEKTRİK MEKANİK BOBİNAJ | 3.687,50 TL |
| 22.6.2021 | APSİYON BİLİŞİM SİS. SAN. VE TİC.A.Ş | 872,40 TL |
| 22.6.2021 | ASİS ENERJİ ÖLÇÜM PAYLAŞIM OTOMASYON SİSTEMLERİ İNŞ.TAAH.TEKS.İTH.İHR VE TİC. LTD ŞTİ | 5.124,00 TL |
| 17.6.2021 | ŞAMPİYON MESLEK KURSU | 700,00 TL |
| 15.6.2021 | SERKAN ARSLAN MALİ MÜŞAVİR | 3.075,99 TL |
| 15.6.2021 | İÇ ANADOLU TEMİZLİK | 3.541,48 TL |
| 15.6.2021 | DEPOZİTO İADESİ GÖREVLİ DAİRESİ | 286,27 TL |
| 15.6.2021 | AVUKAT YUSUF ÖZDEMİR | 1.000,00 TL |
| 9.6.2021 | ÇİM BİÇME MAKİNESİ BENZİN ALIMI | 516,00 TL |
| 9.6.2021 | GÜLKANLAR İŞ GÜVENLİĞİ MALZ. VE TEKS. VE SAN | 4.320,00 TL |
| 8.6.2021 | NETA SİGORTA BROKERLİĞİ A.Ş. | 4.447,06 TL |
| 3.6.2021 | CORVAS TELEKOM TİCARET AŞ | 488,00 TL |
| 31.5.2021 | ÇİM BİÇME MAKİNASI BENZİN ALIMI | 500,00 TL |
| 29.5.2021 | ÇİM BİÇME MAKİNESİ BENZİN ALIMI | 324,00 TL |
| 20.5.2021 | APSİYON BİLİŞİM SİS. SAN. VE TİC.A.Ş | 872,40 TL |
| 20.5.2021 | AVANSAS OFİS MALZEMELERİ TİC. A.Ş. | 329,30 TL |
| 17.5.2021 | MEKA GRUP OTOMATİK KAPI SİSTEMLERİ ALÜMİNYUM SANAYİ VE | 1.180,00 TL |
| 10.5.2021 | NETA SİGORTA BROKERLİĞİ A.Ş. | 4.447,06 TL |
| 8.5.2021 | KARTAL PEN – SEZGİN BARIŞ GÜLAY | 350,00 TL |
| 7.5.2021 | ZEYREK SAĞLIK ÜRÜN.İLAÇLAMA TEM.VETERİNER | 660,00 TL |
| 7.5.2021 | ZEYREK SAĞLIK ÜRÜN.İLAÇLAMA TEM.VETERİNER | 1.840,80 TL |
| 7.5.2021 | ARTIBEL CERTIFICATION | 5.000,00 TL |
| 29.4.2021 | İÇ ANADOLU TEMİZLİK | 3.475,85 TL |
| 20.4.2021 | ABAZ HAFRİYAT NAKLİYAT – SAMİ ABAZ | 619,50 TL |
| 12.4.2021 | APSİYON BİLİŞİM SİS. SAN. VE TİC.A.Ş | 872,40 TL |
| 8.4.2021 | NETA SİGORTA BROKERLİĞİ A.Ş. | 4.447,06 TL |
| 2.4.2021 | SİTE KULLANIMI İÇİN MALZEME ALIMI | 24,00 TL |
| 2.4.2021 | SİTE KULLANIMI İÇİN MALZEME ALIMI | 100,00 TL |
| 1.4.2021 | OKYANUS POMPA MOTOR PAZARLAMA SAN VE TİC LTD ŞTİ | 5.605,00 TL |
| 30.6.2021 | KAT MALİKİ İCRA VEKALET ÜCRETİ VE DİĞER GİDERLER | 725,00 TL |
| 5.5.2021 | NOTER HARÇ MASRAFLARI VE POSTA GİDERLERİ | 225,95 TL |
| 20.4.2021 | NOTER HARÇ MASRAFLARI VE POSTA GİDERLERİ | 246,86 TL |
| 14.4.2021 | İCRA DOSYASI CEZAEVİ HARCI | 55,54 TL |
| PERSONEL MAAŞ ÖDEMESİ | 111.593,96 TL | |
| BAYRAM İKRAMİYESİ | 1.650,00 TL | |
| VERGİ ÖDEMESİ MUHTASAR | 1.961,30 TL | |
| SGK ÖDEMESİ ÇALIŞAN | 46.586,74 TL | |
| Üye İşyeri Ekst.Gön.Bed – POS kullanım ücreti ve vergisi | 110,25 TL | |
| İNTERNET FATURASI | 374,25 TL | |
| SABİT TELEFON GİDERİ | 57,20 TL | |
| CEP TELEFONU FATURASI | 754,75 TL | |
| APSİYON MESAJ PAKETİ ALINMASI | 488,00 TL | |
| BAŞKENT DOĞALGAZ | 553.770,83 TL | |
| ELEKTRİK FATURASI | 100.148,99 TL | |
| SU FATURASI | 37729,42 TL | |
| TOPLAM | 923.000,50 TL | |
Bütün bu hesapların değerlendirilmesi sonucunda Yönetim Kurulu aidatlardan kalan miktarlar ile çalışmalarını sürdürmektedir.
C- ÖNCEKİ YÖNETİM KURULUNUN ÇALIŞMALARI VE DENETİM KURULUNUN DENETİM FAALİYETLERİNİN İNCELENMESİ;
Yapracık Toki konutları 8. Bölge Toplu Yapı Yönetimi 2021 mart ayı seçim takvimini hazırlayan Yönetim Kurulu 14 Mart 2021 tarihi ve sonraki haftada yapılan blok temsilciler kurulu ve 02/04/2021 tarihinde yapılan Temsilciler kurulu seçimine katılmamışlardır. Seçim planlanmasından sonuçlanmasına kadar bu iş ve işlemlerin yönetim kurulunun sorumluluğunda olduğunu bilmeleri gerekirdi. Temsilciler kurulu toplantısına katılarak divan oluşumu, hesapların ibrası ve seçimin yapılmasın bizzat takip edip sonuçlandırmaları gerekir di. Yeni yönetim kurulu seçiminden önce ayda iki kere toplanmadan temsilciler kurulunda hesap ibrası yapmışlardır.
- 07/03/2021 tarihinde 32 nolu karar,
- 13/03/2021 tarihinde 33 nolu karar. İle iki defa ibra işlemi gerçekleştirmişlerdir.
Yönetim planı gereğince hesap ibra işlemleri genel kurulda her yıl haziran ayında yapılması gerekmektedir. Yapılan incelemede;
- Denetim kurulunun 2019 ve 2020 ile 2021 yılının ilk üç aylık hesaplarında gelir gider farklarının birbirine uymadığı karışıklık olduğu,
- Rögar Kapaklarının yenilenmesi işinde şartname ve sözleşme belgelerinin olmadığı, sadece bir fotoğraf teklif ile işin yükleniciye verildiği, değişimi yapılan kapak bedelinden kalan 47.888,10 TL’nin ödenmeyerek yeni yönetime borç olarak bırakıldığı,
- Blokların çatı ve kulelerinin tamirat, tadilat ve onarımlarında da usulüne uygun şartname hazırlanmadığı, yapılan işler ile yüklenici firma ile 400.000,00 TL (KDV hariç) anlaşma yapıldığı ve bu anlaşma kapsamında yapıldığı iddia edilen 10 bloğun bedeli olarak 191.213,10 TL fatura kesildiği ve yapılan 10 bloğun çatısında da iddia edilen işlerin yapılmadığı görülerek tespit davası açılmıştır. Bu davanın sonucuna göre yönetimin hareket edeceği,
- Kapıcı dairelerinin bakım ve onarım işlerinde de yine aynı şekilde şartnamenin usulüne uygun olmadığı,
- Sayaç okuma firmasına (ASİS Enerji firması) 3 aylık ödeme bedeli olan 7.686,97 TL’nin ödenmeyerek yeni yönetime borç olarak bırakıldığı,
- Asansör bakım firmasına (OMAK Asansör) aylık bakım ve parça değişimi bedeli olan 39.791.40 TL’nin ödenmeyerek yeni yönetime borç olarak bırakıldığı,,
- 26/06/2020 tarih ve 909171 dosya no ile CK5, CK7, Y66, Y70, Y80 blokların kulelerinde su sızıntısı için sigortadan gelen 07/07/2020 tarih 00001662 SYS valör ile TEB bankasına yatan 48.000 TL’nin kulelerin yalıtımı su sızdırması için kullanılmadığı (Y70 bunlardan biri)
Yukarıda yapılan açıklamalar ve sayılan maddelerde bahsedilen gerekçelerden dolayı açılmış olan çatı ve kulelerin yapımı işleri ile ilgili tespit davası, hesapların incelenmesi ile ilgili yeminli mali müşavirden gelecek dosyalar birleştirilerek önceki yönetim kurulu ve denetim kurulu (Yönetim kurulunun yukarıdaki açıklanan ihale yoluyla yapılan işlerin ne yapıldığı nasıl yapıldığı ile ilgili yerinde bir denetim yapmadığının anlaşıldığı) hakkında görev yaptıkları süreleri kapsamak üzere kat maliklerinin mağdur edildiği haklarının korunmadığı (kat mülkiyeti kanununun ilgili maddeleri) düşüncesi hasıl olduğundan haklarında hukuki işlemin başlatılması sorumluluğunun yönetim kurulunda olduğunu önemle bildiririz.
Yapracık Toki konutları 8. Bölge Toplu Yapı mensubu 732 kat malikinin bilgilerine saygıyla arz ederiz.
Ömer Faruk ÖZTÜRK Murat SARKIN Ali TEMEL
Denetim Kurulu Üyesi Denetim Kurulu Üyesi Denetim Kurulu Üyesi
ASLI İMZALIDIR